Word高手不传秘技 “图文排版”全攻略

大家在使用Word软件的时候,经常会遇到排版的问题。而且Word排版的步骤比较复杂。下面就详细的为大家介绍一下Word排版的方法。

一、图表和公式的自动编号

在撰写论文过程中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1-1,表2-1,公式3-4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一大问题。比如若在第二章的第一张图,前插入一张图,则原来的图2-1就会变为2-2,2-2变为2-3,…,如果文档中还有很多对这些编号的引用,比如“流程图见图2-1”。这样手工修改这些编号是一件非常费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和公式存在同样的问题。

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那能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用,下面就以图的编号为例说明具体的作法。

在文档中引用这些编号时,比如“如图1-1所示”,分两步做。插入题注之后,选中题注中的文字“图1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方,在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。

表格编号的作法与图编号的作法相同。

二、目录的制作

目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。目录的制作分三步进行:

第一、修改标题样式的格式:通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求,需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”,列表下拉框中选“所有样式”,点击相应的标题样式,然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题1-3的格式。

第二、在各个章节的标题段落应用相应的格式:章的标题使用“标题1”样式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自动更新,所有章的标题字号都变为小三号,不用手工去一一修改,即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式,请参考Word帮助。

第三、提取目录:按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。新起一段落,菜单栏选“插入︱索引和目录”,点“目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当,不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变,或页码发生变化,只需更新目录即可。

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